Privacybeleid

7. EBP verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

III. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKT EBP UW PERSOONSGEGEVENS?

8. EBP verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. EBP zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

EBP verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op EBP rusten
• Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde
  maatregelen te nemen
• Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van EBP, waarbij deze belangen met uw
  grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen

1. WETTELIJKE VERPLICHTINGEN

9. EBP dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat EBP moet samen werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde
van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.

Hieronder vallen onder meer:

• De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van medeeigendommen
• De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke
  autoriteiten

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor EBP uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

2. CONTRACTUELE RELATIES TUSSEN EBP EN U ALS KLANT

10. Alvorens contracten te sluiten dient EBP soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere:

• Te reageren op uw verzoek,
• U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract
• Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk
  contract in te schatten,

11. In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient EBP een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

Meer bepaald verwerkt EBP uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

• Beheer van lopende contracten / bestelde diensten
• Centraal management en algemeen beeld van de klanten
• Het beheer van uw vastgoed in geval van rentmeesterschap
• Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent

EBP kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de
uitvoering van contracten.

3. GERECHTVAARDIGDE BELANGEN VAN ARCASYN

12. EBP verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft EBP ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

• Het personaliseren van de diensten van EBP
• De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
• Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethoden
• Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van EBP, op basis van enquêtes bij klanten van EBP, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken gekoppeld aan EBP
• Toezicht op de activiteiten van EBP, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van EBP, de aard van de
  gestelde vragen van klanten etc.
• Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen
• De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken
• Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven)
• De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van EBP of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen

4. SPECIFIEK GERECHTVAARDIGD BELANG VAN EBP: CONVENTIONELE DIRECT MARKETING

13. EBP voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld
geschikte diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe
kan EBP onder meer:

• Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken

IV. AAN WIE MAAKT EBP UW PERSOONSGEGEVENS OVER?

14. EBP behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

15. In sommige gevallen is EBP bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

• Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken
• Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek

EBP draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met:

•  Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties
• Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders
• Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van
  producten of diensten
• De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van
  klantencommunicatie

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.
In de hiervoor genoemde gevallen zorgt EBP ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. EBP zal er ook voor zorgen dat
derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van EBP en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

16. EBP bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar
landen buiten de EER.

V. HOE LANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD?

17. EBP zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van EBP, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

• 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving
• 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van EBP
• 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordingstukken van de verenigingen van medeeigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus.

Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

VI. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD?

18. EBP hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging

EBP neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van EBP gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal EBP onmiddellijk handelen om de
oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal EBP u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

VII. WAT ZIJN UW RECHTEN BIJ HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

1. RECHT VAN INZAGE, VERBETERING, BEPERKING, WISSING, OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS
EN VAN BEZWAAR

19. Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

• Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij EBP. Dit betekent dat u EBP kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
• Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die EBP toelaat om dit te controleren
• Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met EBP een einde genomen heeft, kan u EBP vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door EBP op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij EBP een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van EBP (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). EBP kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
• Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan EBP heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming
  voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u EBP vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor EBP.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan EBP evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Driekoningenplein 9, 9820 Merelbeke of per e-mail naar info@elitebeheerplus.be of door het contactformulier op de website te bezoeken www.elitebeheerplus.be

2. RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN

20. Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

•  Per post: Driekoningenplein 9, 9820 Merelbeke
• Per e-mail: info@elitebeheerplus.be
• Telefonisch: 09/277.00.50
• Via het contactformulier op onze website: www.elitebeheerplus.be

21. U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.